Fem kodingsfeil som koster poliklinikkene milliarder

Helfo stoppet utbetalinger for 1,2 milliarder kroner i automatiske kontroller i 2023. Halvparten av disse kunne vært unngått med riktig koding. År etter år ser vi det samme mønsteret: kodingsfeil i poliklinisk praksis koster helseforetakene enorme summer gjennom avviste refusjonskrav og tilbakekrevinger.

Diagnose uten takst, eller takst uten diagnose

Dette er klassikeren. Helfo krever minst én diagnose og én takst på hver rekning. Uten begge deler blir kravet avvist. Vi ser også at koderen dokumenterer diagnosen, men glemmer å notere hvilken takst som ble brukt. Refusjonen stoppet, og du må rette det i etterkant.

Sjekk rutinene dine nå: blir både diagnose og takst alltid dokumentert før regningen sendes?

Feil diagnosekoding av psykiske lidelser

Fra 2026 blir kodekravene i poliklinisk psykiatri strammere. En depressiv episode skal kodes F32.1, ikke bare F32. Det virker smålig, men det påvirker både DRG-vekt og ISF-refusjonen direkte. Helfo fant 41,8 prosent feil i e-konsultasjonstakster, og mange av disse var underkoding av psykiske diagnoser.

Her er forskjellen: når du koder F32.1 (depressiv episode, moderat), får du riktig refusjon. Når du koder bare F32, blir refusjonen lavere eller avvist helt. Det er ikke nyanser. Det er penger.

Egenandel (takst 201b) brukt flere ganger på samme dag

Du kan kun kreve egenandel én gang per dag, selv om pasienten har flere poliklinikkbesøk samme dag. Vi ser helseforetakene fakturere dette tre, fire ganger på rad. Helfo retter det hver gang, fordi de kjenner reglene bedre enn vi gjør.

Løsningen er enkel: hvis pasienten var hos dere flere ganger samme dag, skal takst 201b bare på den første regningen.

Manglende eller ufullstendig journalføring

Helfo kontrollerer alltid journalen før de betaler. Hvis journalen ikke dokumenterer hva som ble gjort, blir refusjonen stoppet. Du trenger ikke lange romaner, men presise notater: hva var problemet, hva gjorde du, hvilken takst er relevant?

Fullstendig journalføring er grunnlaget for at Helfo skal betale. Hvis det ikke står der, skjedde det ikke.

Å glemme fristen på seks månader

Refusjonskrav må fremmes innen seks månader etter behandlingsdato. Etter det er kravet forelda, og Helfo betaler ikke. Helseforetakene mister millioner på gamle refusjonskrav som kom inn for sent.

Etabler rutiner som sikrer at regninger sendes innen fristen. Ikke vent til året er omme.

Helseforetakene må etablere skriftlige retningslinjer for koding og årlig opplæring for alle som koder. Det er ikke noe valg lenger. Fra 2026 blir kontrollen enda strammere, så det er bedre å være foran kurven nå enn å rydde opp i tilbakekrevinger senere.